A selejtezés folyamatában a vállalatok által nem használt vagy már nem szükséges vagyontárgyak hasznosítható részeinek elválasztása, a maradék rész hulladékként való kezelése, annak tárolása, értékesítése vagy megsemmisítése, valamint az ingatlanok bontása történik. Általában immateriális javak, tárgyi eszközök és készletek esetében alkalmazzák a selejtezést, de szélesebb értelemben a behajthatatlanná vált követelések kiszűrése is a selejtezés egy formájának tekinthető. Bár a számviteli törvények nem említik kifejezetten a selejtezést mint gazdasági tevékenységet, mégis, részletes előírásokat tartalmaznak az eszközök kivezetésére és értékcsökkenésére, valamint ezek számviteli kezelésére vonatkozóan. Ennek alapján a selejtezés számviteli szempontból is kezelhető, mivel az eszközök kivezetéséhez vezet, de ez nem automatikusan jelenti az eszköz fizikai megsemmisítését vagy használhatatlanná válását. Egy vagyontárgy akkor tekinthető feleslegessé, ha nem felel meg a különböző előírásoknak (pl. szabványok, szállítási feltételek, szakmai előírások), sérült és nem javítható gazdaságosan, vagy használata, értékesítése kérdésessé válik. A vállalkozások többsége éves szinten, általában a leltározás idején végez selejtezést, és az év végén szokták a követeléseket is felülvizsgálni. A selejtezendő vagyontárgyak kezelése érdekében a vállalat vezetése Selejtezési Bizottságot hoz létre, amely a selejtezési folyamat lebonyolításáért felelős.
A selejtezés folyamatát az alábbi lépések részletezik:
- Selejtezendő eszközök felkutatása és elhelyezése
Első lépésben azok az egységek, melyek az eszközöket használják vagy kezelik, jelzik, amennyiben selejtezendő vagy feleslegessé vált eszközöket észlelnek területükön. Ezeket az eszközöket ideális esetben egy külön erre a célra fenntartott raktárban helyezik el, vagy ha ez nem lehetséges, a raktáron belül kell őket különválasztani. Amennyiben raktári tárolásra nincs lehetőség, akkor a „selejtezendő” jelzéssel kell ellátni őket, hogy megkülönböztethetőek legyenek. - Selejtezés jóváhagyása
A következő lépésben a Selejtezési Bizottság részletesen átvizsgálja az egyes javasolt eszközök hasznosításának lehetőségeit, melyek többek között lehetnek: piaci értéken történő értékesítés, átvétel raktárkészletbe vagy belső átadás a szervezeten belüli más egységek részére, térítésmentes átadás, ha az eszköz már nem képvisel jelentős értéket a vállalkozás számára, vagy hulladékanyagként való kezelés és megsemmisítés. - Selejtezési jegyzőkönyv készítése
A selejtezés engedélyezése után a vállalat vezetője hivatalosan is jóváhagyja a folyamatot, ami dokumentálásra kerül egy selejtezési jegyzőkönyv formájában. Ez a dokumentum tartalmazza a selejtezett eszközök minősítését, állapotát, és a hulladékká vált eszközök hasznosításának módját. Ez a dokumentálás fontos adózási szempontból is, hiszen a társasági adótörvény előírásai szerint a selejtezés költségeinek elszámolása csak megfelelő dokumentáció birtokában lehetséges. - Megsemmisítés
Ebben a lépésben figyelembe kell venni az anyagok jellegét és a környezetvédelmi előírásokat is. A már nem hasznosítható anyagokat a megfelelő hulladékgyűjtő helyekre kell szállítani, hogy biztosítva legyen a környezettudatos megsemmisítés. - Számviteli elszámolás
Végül, a selejtezési jegyzőkönyv alapján, amely igazolja az eszközök kivezetésének jogosságát, a könyvelés során belső bizonylatként kerül rögzítésre. Ez a lépés biztosítja, hogy a selejtezés számviteli szempontból is megfelelően legyen dokumentálva és elszámolva.
Az immateriális javak és a tárgyi eszközök értékének csökkenése esetén, ha ezek a beruházás rendeltetésének megfelelően nem használhatóak, károsodtak, megsemmisültek, hiányoznak vagy már nem szükségesek, terven felüli értékcsökkenést kell elszámolni. Ez az elszámolás egyéb ráfordításként történik, amelynek mértéke az eszköz nettó értékével azonos. Amennyiben a kivezetett eszköz rendelkezik még további hasznosítható elemeivel vagy alkatrészeivel, ennek értékét is figyelembe kell venni, mivel ez csökkenti a terven felüli értékcsökkenés nagyságát.
A selejtezett készletek kezelésére vonatkozóan, a készletek könyv szerinti értéke – a visszanyert anyagok értékével csökkentve – szintén egyéb ráfordításként kerül elszámolásra. Ha a vállalat az év során folyamatosan vezeti készleteinek nyilvántartását, akkor ezen elvek alapján történik a készletek kivezetésének szabályozása.
Amennyiben a vállalkozás az év folyamán nem vezet pontos nyilvántartást készleteiről sem mennyiségben, sem értékben, akkor az év végi leltározás során állapítja meg készleteinek mennyiségét és értékét. Ezt követően az így meghatározott készletértéket felhasználva kell csökkenteni az anyagköltséget vagy az értékesítés levonható árbevételét (ELÁBÉ), illetve növelni a készletek értékét. Az év során selejtezett készletek értékét így a költségek közül ki kell választani és az egyéb ráfordítások közé kell átvezetni, mivel ez szükséges a számviteli törvények előírásainak megfelelő elszámoláshoz és az, például az iparűzési adó alapjának indokolatlan csökkentésének elkerülése érdekében.
Az ingatlan bontásának könyvelése különleges figyelmet igényel, mivel ez egy már meglévő eszköz részleges vagy teljes megsemmisítését jelenti. Az alábbiakban négy különböző helyzetet és azok számviteli elszámolását ismertetem:
a) Újonnan vásárolt telken lévő épület bontása, használatbavétel nélkül
Ha egy építési telek és rajta lévő épület együttes beszerzésekor az épületet nem használják fel rendeltetés szerűen, a bontás és a telek építésre való előkészítésének költségeit a telek értékéhez kell adni, ameddig el nem éri az üres telek piaci értékét. Ha a költségek meghaladják ezt az összeget, a többletet az újonnan épülő épület bekerülési értékeként kell kezelni. Ebben az esetben fontos dokumentálni az üres telek piaci értékét.
b) Korábban már használatba vett épület bontása, feleslegessé válás okán
Amikor egy korábban használatba vett épületet feleslegesség miatt bontanak le, és a bontás idején az épületnek még van könyv szerinti értéke, azt terven felüli értékcsökkenésként kell elszámolni, és az érték nélküli épületet ki kell vezetni a könyvekből. A bontás során keletkezett hulladékanyagok értékével csökkenteni kell az elszámolt terven felüli ráfordítást.
c) Korábban már használatba vett épület bontása, egy új építkezés miatt
Ha egy beruházás keretében lebontanak egy már meglévő épületet az új építkezés céljából, a bontás költségeit az új beruházás bekerülési értékébe kell számítani. A régi épület bontási költségeivel így növelni kell az új épületek bekerülési értékét, miközben a lebontott épület könyv szerinti értékét terven felüli értékcsökkenésként kell kivezetni.
d) Már meglévő épület átalakítási munkálatai során bontási munkálatok költségei
Amikor egy épületet felújítanak vagy átalakítanak, és ennek keretében bontási munkálatokra is sor kerül, a bontási költségeket a felújítás részeként, az épület értékét növelő tételeként kell elszámolni. Ez a könyvelési módszer lehetővé teszi, hogy az átalakítás költségei pontosan tükrözzék az épület értéknövekedését.
A behajthatatlan követelések kezelése a számvitelben egy specifikus eljárás alapján történik, mivel ezek a követelések a mérlegben nem mutathatók ki. Itt a lépések és szabályok részletes leírása:
Behajthatatlanság bizonyítása
- A behajthatatlanság tényét és mértékét dokumentumokkal kell alátámasztani. Nem elegendő csupán egy folyamatban lévő végrehajtási vagy csődeljárás ténye.
- Elfogadott bizonyítékok közé tartoznak az egyezségi megállapodások, a fedezethiányt igazoló nyilatkozatok, a végrehajtás sikertelenségét igazoló jegyzőkönyvek, a felszámolási eljárás során készült vagyonfelosztási javaslatok, a behajtás veszteséggel járását alátámasztó számítások, az adós felkutathatatlanságát igazoló dokumentumok, és az elévülést igazoló okiratok.
Követelés kivezetése
- Ha a mérlegfordulónapra a követelés behajthatatlansága bizonyított, a követelést a mérlegkészítés időpontjáig a meg nem térülő összegben ki kell vezetni, egyéb ráfordításként.
- Ha a behajthatatlanság nem bizonyítható, értékvesztést kell elszámolni, szintén egyéb ráfordításként.
- Kis összegű követelések csoportos értékelése esetén csak értékvesztés számolható el, behajthatatlan követelés külön nem.
Mérlegen kívüli nyilvántartás
- Amennyiben a hitelező a jogi igényét az adóssal szemben nem engedte el, az ilyen behajthatatlan követelést mérlegen kívüli tételek között kell nyilvántartani.
Behajthatatlan követelés utólagos befolyása
- Ha a kivezetett behajthatatlan követelés mégis befolyik, azt egyéb bevételként kell elszámolni.
ÁFA elszámolása
- Behajthatatlan követelések áfája visszaigényelhető, ha a követelés behajthatatlanná válásakor az eredeti ügylet szerinti elévülési idő már eltelt.
- A visszaigénylésre egy éven belül van lehetőség, feltéve, hogy a jogszabályi feltételek teljesülnek.
- A visszaigényelt áfát az egyéb bevételek növelésével, illetve az előzetesen felszámított áfa növelésével kell elszámolni.
Ezek a szabályok biztosítják, hogy a behajthatatlan követelések kezelése pontos és átlátható legyen, valamint hogy a vállalkozások a lehető legjobban minimalizálhassák a pénzügyi veszteségeiket.